16-18 noviembre. Feria de Madrid

Condiciones reserva espacio SIMA 2018

A. OBJETO

Las presentes Condiciones Generales son aplicables a SIMA Otoño 2018 (16-18 noviembre 2018), promovido y organizado por PLANNER EXHIBITIONS, y tienen por objeto establecer las condiciones generales de reserva de espacio y los criterios para determinar el orden de elección de espacio del plano de stands entre las entidades que formalicen dicha reserva.

B. REQUISITOS PARA FORMALIZAR LA RESERVA DE ESPACIO

Cualquier empresa interesada en participar en SIMA Otoño 2018, haya o no participado en anteriores ediciones de SIMA, podrá comunicar a PLANNER EXHIBITIONS su deseo de reservar un espacio en dicha feria.

La reserva de espacio se tramitará a través de un formulario electrónico que PLANNER EXHIBITIONS tiene habilitado al efecto. Cada cliente recibirá una URL personalizada para acceder a dicho formulario.

Para que una reserva se considere válida debe cumplir los siguientes tres requisitos:

  1. La confirmación de la reserva de espacio debe ser recibida por PLANNER EXHIBITIONS antes de las 23:59 horas del día 25 de junio de 2018, fecha en la que finaliza el periodo de reserva de espacio.
  2. La empresa titular de la reserva de espacio debe haber abonado, en concepto de señal, el equivalente al 5% del espacio solicitado a precio de tarifa. El comprobante de dicho pago debe ser enviado a PLANNER EXHIBITIONS antes de las 23:59 horas del día 25 de junio de 2018.
  3. La empresa titular de la reserva de espacio no debe tener facturas pendientes de pago de ediciones anteriores.

El envío del comprobante de pago del 5% deberá realizarse por correo electrónico a comercial@gplanner.com

C. ORDEN DE ELECCIÓN DE ESPACIO

Concluido el periodo inicial de reserva, el orden de la elección de espacio será el que resulte de los puntos obtenidos por cada empresa que haya formalizado una reserva válida. Los puntos obtenidos por cada empresa se calcularán de la siguiente manera:

  1. Puntos por metros reservados: 1 punto por cada 10 m² reservados para SIMA Otoño 2018.
  2. Puntos por antigüedad.
  • Únicamente podrán sumar puntos por este concepto aquellos expositores que hayan participado, como titulares de su stand, en SIMA 2018, SIMA Otoño 2017, SIMA 2017 y/o SIMA Otoño 2016.
  • Para los expositores que cumplan la condición anterior, el número de puntos a sumar a los que correspondan por los metros reservados será el que resulte de la siguiente tabla:
Expositor en % a sumar a los puntos
por metros reservados
SIMA 2018 (31 mayo-3 junio) 25%
SIMA Otoño 2017 (27-29 octubre) 25%
SIMA 2017 (25-28 mayo) 20%
SIMA Otoño 2016 (21-23 octubre) 20%
SIMA 2016 (5-8 mayo) 15%
SIMA Otoño 2015 (23-25 octubre) 15%
SIMA 2015 (7-10 mayo) 10%
SIMA Otoño 2014 (24-26 octubre) 10%
SIMA 2014 (29 mayo-1 junio) 5%
SIMA Otoño 2013 (15-17 noviembre) 5%
SIMA 2013 (30 mayo-2 junio) 5%
SIMA Otoño 2012 (16-18 noviembre) 5%
SIMA 2012 (19-22 abril) 5%
SIMA Otoño 2011 (4-6 noviembre) 5%
SIMA 2011 (2-5 junio) 5%

Adicionalmente, la suma anterior se incrementará, cuando sea aplicable, en uno de los dos porcentajes indicados en la siguiente tabla:

Expositor en: % a sumar
Cuatro o cinco ediciones de las cinco últimas celebradas 50%
Ocho o más ediciones de las diez últimas celebradas 100%

PLANNER EXHIBITIONS elaborará un listado, que estará a disposición de las empresas que lo soliciten, con los puntos obtenidos por cada empresa.

D. PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN DE ESPACIO

  1. PLANNER EXHIBITIONS se pondrá en contacto en primer lugar con la(s) empresa(s) que haya(n) obtenido el mayor número de puntos para que procedan a elegir espacio, y sucesivamente con las siguientes.
  2. Empate a puntos. En caso de empate a puntos entre dos o más empresas, tendrá prioridad para elegir espacio la empresa que acumule mayor número de participaciones en SIMA y SIMA Otoño desde el año 2011 en adelante. De persistir el empate, tendrá prioridad para elegir espacio la empresa que haya reservado más metros. Si continúa el empate, el orden de elección se establecerá de común acuerdo entre ellas o, no siendo posible, por sorteo.
  3. Plazo para elegir la ubicación. Cada empresa dispondrá de un plazo máximo de 24 horas para elegir la ubicación de su stand. Este plazo empezará a contar desde el envío del plano por parte de PLANNER EXHIBITIONS. En caso de no tomar una decisión en ese plazo, PLANNER EXHIBITIONS tendrá la facultad de continuar con la elección de espacio con la siguiente empresa de la lista.
  4. Carácter vinculante. Las empresas asumen expresamente el carácter vinculante de las decisiones tomadas por sus representantes durante la elección de espacio.
  5. Una vez elegido el espacio, este sólo se considerará confirmado cuando el expositor formalice la contratación de espacio con PLANNER EXHIBITIONS.

E. MODIFICACIÓN DEL NÚMERO DE METROS RESERVADOS

Modificaciones comunicadas antes de finalizar el plazo de reserva (antes de las 23:59 horas del día 25 de junio de 2018):

  1. Será preciso formalizar una nueva reserva.
  2. Si la modificación es al alza, deberá enviarse justificante de abono complementario en concepto de señal conforme a los nuevos metros reservados.
  3. Si la modificación es a la baja, el importe abonado en concepto de reserva se descontará de las cantidades a facturar tras la elección del espacio.

Modificaciones comunicadas después de cerrar el plazo de reserva (después de la 23:59 horas del día 25 de junio de 2018):

  1. Se admitirá una oscilación a la baja de hasta un 5% de los metros reservados si por razones de disponibilidad de espacios, el que sea del gusto del expositor no coincidiera exactamente con los reservados inicialmente.
  2. Si la modificación es a la baja y superior al 5%, se contabilizarán los puntos resultantes de los nuevos metros reservados. El importe abonado en concepto de reserva se descontará de las cantidades a facturar tras la elección de espacio y el orden de elección se realizará de acuerdo con la nueva puntuación.

No se admitirán modificaciones en los metros una vez elegido el espacio.

F. ALTERACIÓN DEL PLANO DE STANDS

Durante la elección de espacio, las entidades deberán ajustarse al plano de stands diseñado por la organización.

G. RENUNCIAS

  1. El expositor que haya realizado una reserva válida y renuncie a la misma antes de elegir el espacio, perderá la cantidad entregada en concepto de señal.
  2. Si la renuncia se produce una vez elegido el espacio, se aplicará lo establecido en las CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIÓN de SIMA Otoño 2018.

H. EXCEPCIONES A ESTE SISTEMA

PLANNER EXHIBITIONS se reserva la facultad de reservar espacios especiales en el plano para instituciones, asociaciones, áreas promocionales, país invitado u otros, que no estarán sujetas a este sistema.

I. CONTINUACIÓN DE LA COMERCIALIZACIÓN

Una vez finalizada la elección de espacio por las empresas participantes en esta fase inicial, PLANNER EXHIBITIONS adjudicará el resto de los espacios disponibles conforme vaya recibiendo nuevas peticiones.

J. ACEPTACIÓN DE ESTAS CONDICIONES GENERALES

La formalización de la reserva de espacio para SIMA Otoño 2018 implica la aceptación de estas Condiciones Generales.