Condiciones generales SIMA 2018

La versión completa de las “Normas Generales de Participación” está a disposición de los expositores que las soliciten.

Art. 1.- Definiciones.

En las presentes Normas Generales de Participación, los términos “Salón”, “Feria” o “Certamen” se refieren a la manifestación ferial SIMA 2018. El término “expositor” incluye cualquier persona física o jurídica, que cuente con espacio en el Certamen. Los términos “Organizador” u “Organización” designan a Planner Exhibitions (organizador único del Salón). El término “Parque Ferial” hace referencia al recinto donde tiene lugar el Certamen.

Art. 2.- Aceptación de las normas de participación.

Todas las entidades o personas físicas que soliciten su participación como expositores en el certamen que se celebra en el Parque Ferial Juan Carlos I, aceptan las presentes Normas Generales que forman parte integrante del contrato de exposición.

Art. 3.- Solicitud de Participación.

3.1. Quién puede participar. Podrán participar en el salón todas aquellas empresas, instituciones y entidades cuyas actividades estén incluidas en los sectores objeto de demostración. La Organización del Salón se reserva la posibilidad de excluir a quienes puedan incurrir en competencia desleal u otra infracción del derecho establecido, a quien ceda o subarriende total o parcialmente el espacio contratado, o a quien no atienda el stand durante todas las horas en que éstos permanecerán abiertos al público.

Los expositores, con la formalización de la contratación, aceptan éstas y todas las normas y disposiciones establecidas por el organizador del evento.

3.2. Contratación de espacio. La contratación de espacio se realizará a través de un formulario electrónico que PLANNER EXHIBITIONS tiene habilitado al efecto. Para que se pueda adjudicar el espacio, el expositor deberá tener abonado el importe inicial que se establezca en el apartado Forma de Pago del formulario de contratación. No se adjudicará el espacio a aquellas empresas que mantengan saldos pendientes de salones anteriores. Asimismo, en caso de que el expositor no cumpla con el resto de los pagos en las fechas establecidas, perderá el derecho a participar y a la devolución de las cantidades abonadas hasta ese momento. Si la totalidad del espacio no ha sido abonada por parte del expositor antes del comienzo del salón, le podrá ser denegado su permiso de participación

3.3. Forma de pago. El pago de la contratación de espacio se realizará en euros mediante talón o transferencia de acuerdo con el calendario indicado en el Formulario de contratación de espacio.

3.4. Orden de elección de espacio en el plano de stands. Son de aplicación las condiciones generales de la reserva de espacio que están a disposición de cualquier empresa que las solicite. Finalizado este periodo y una vez asignados los espacios a las empresas que hayan concurrido a dicha reserva, la elección de espacio se realizará por riguroso orden de contratación y pago. En todo caso, PLANNER EXHIBITIONS se reserva la facultad de reservar espacios especiales en el plano para instituciones, asociaciones, áreas promocionales, país invitado u otros, que no estarán sujetas a este sistema.

3.5. Subarriendo o cesión de espacio. Queda expresamente prohibido ceder o subarrendar espacio a otras empresas.

3.6. Tarifas y condiciones aplicables. Las tarifas y condiciones aplicables serán las que se especifican en el formulario de contratación de espacio.

3.7. Servicios obligatorios. La contratación de espacio lleva aparejada necesariamente los servicios obligatorios indicados en el formulario de contratación a las tarifas estipuladas en el mismo.

3.8. Servicios adicionales.

La contratación de espacio únicamente da derecho a la utilización del espacio contratado. El expositor podrá solicitar a través del Departamento de Atención al Expositor de Planner Exhibitions los servicios que considere necesarios. El detalle completo de estos servicios figura en el link que le facilitará el Departamento de Atención al Expositor que le será remitido a cada expositor una vez formalizada la contratación de espacio.

3.9. Acreditaciones. El personal de las empresas expositoras deberá estar debidamente acreditado para acceder a la feria. Podrá acceder y descargar sus acreditaciones desde el link de servicios facilitado por el Departamento de Atención al Expositor.

3.10. Invitaciones. La Organización pondrá a disposición de los expositores que las soliciten invitaciones impresas o electrónicas para visitar la feria. Dicha solicitud se realizará a través del apartado INVITACIONES del link facilitado por el Departamento de Atención al Expositor.

3.11. Cambios en el plano de stands. El organizador se reserva, en caso de fuerza mayor o necesidad, el derecho de variar la situación y dimensiones del emplazamiento, cambiar o cerrar las entradas o salidas del recinto, así como la realización de obras y modificaciones, sin que ello comporte para los expositores derecho alguno de indemnización.

3.12. Numeración de stands. Los números de stands que figuran en el plano de comercialización son provisionales. El expositor debe abstenerse de realizar publicidad o promoción utilizando dichos números. El organizador informará, con antelación suficiente, de las variaciones en el número del stand, si se produjeran.

3.13. No celebración por causa de fuerza mayor. En caso de que el evento no pudiera llegar a tener lugar por causas de fuerza mayor, se exime de toda responsabilidad a los organizadores, sin que proceda exigir de éstos ninguna clase de indemnización. Sin embargo, los expositores recibirán el reintegro de las cantidades que hubieran abonado.

3.14. Atención en el stand durante el horario de celebración. El expositor se compromete a atender en stand durante todo el horario de celebración del certamen, ya sea con personal propio o, bien, con la contratación de azafatas.

Art. 5.- Renuncia del Expositor.

La renuncia del Expositor a su participación en el Certamen es motivo de extinción de la relación contractual entre el Organizador y el Expositor, a todos los efectos y con pérdida de las cantidades que resultasen devengadas al Organizador en el momento en que se comunique la misma. La renuncia deberá realizarse de forma expresa, por escrito dirigido a la Organización del certamen. Si la renuncia tuviera lugar en los treinta días anteriores a la inauguración del certamen, el organizador podrá exigir al expositor el pago íntegro de su espacio, aun cuando éste pueda ser ocupado posteriormente por otro expositor.

Art. 6.- Personal a cargo del expositor directa o indirectamente (extracto).

El expositor y sus contratistas y subcontratistas, incluidas las empresas con las que contraten el montaje y desmontaje de sus stands, deberán encontrarse al día en el cumplimiento de todas sus obligaciones fiscales, laborales, de seguridad social, de prevención de riesgos laborales, así como de cualesquiera otras normas o regulaciones que fueran de aplicación a las actividades que desarrollen en el espacio contratado. Asimismo, el expositor se compromete a cumplir y a hacer cumplir a sus contratistas y/o subcontratistas, la legislación vigente en materia de seguridad y salud laboral que sea de aplicación a los trabajos por él desarrollados o, en su caso, contratados o subcontratados, declinando el organizador cualquier tipo de responsabilidad, por el incumplimiento de dichas obligaciones.

En este mismo sentido, el expositor mantendrá indemne y resarcirá al organizador por cualquier pérdida o daño que se le pudiera derivar, directa o indirectamente, como consecuencia de sanciones o responsabilidades impuestas por las autoridades competentes por incumplimiento de dichas obligaciones y/o por reclamaciones entabladas por los contratistas y subcontratistas del expositor, incluidas las empresas con las que éste contrate el montaje y desmontaje de sus stands, los trabajadores de aquellos y del propio expositor y, en general de cualquier agente, persona física o jurídica, que desarrolle cualquier tipo de actividad en o para el espacio contratado.

Art.7.- Normativa sectorial de productos de exposición.

El Expositor se compromete a exponer, ofrecer o comercializar exclusivamente productos y servicios que cumplan íntegramente la normativa legal aplicable a los mismos.

Art.11.- Seguridad y limpieza.

El Salón contará con un servicio de seguridad y vigilancia propio. La Organización cuidará de la vigilancia de las zonas de exposición, pero no se responsabilizará del material y objetos depositados en cada stand o de los daños que puedan sufrir los objetos, muestras, materiales de montaje y de exhibición antes, durante o después de la celebración del Certamen.

En ningún caso podrá el expositor pedir responsabilidad a la Organización por pérdida o daños en el material y objetos que se encuentren en el stand, cualesquiera que sean alegados.

Durante el período de montaje, los viales de servicios deben quedar vacíos.

El servicio de limpieza de la organización podrá retirar todo aquello que encuentre en las zonas comunes una vez finalizado el plazo de montaje.

Las empresas expositoras con stand de diseño deben asegurarse de que la empresa de montaje realice la primera limpieza del stand de diseño.

Se aconseja retirar cualquier material que se considere de valor al comienzo del desmontaje. La organización no se responsabilizará de aquel material que se extravíe o sea destruido durante el período de desmontaje.

Art.13.- Horarios de celebración, montaje y desmontaje y acceso y salida de expositores

13.1. Horario de celebración para visitantes. 31 de mayo, 1 y 2 de junio de 2018, de 11:00 a 20:00 horas; 3 de junio de 2018, de 11:00 a 15:00 horas.

13.2. Horario de celebración para expositores. 31 de mayo de 2018, de 8:30 a 20:30 horas; 1 y 2 de junio de 2018, de 10 a 20:30 horas; 3 de junio de 2018, de 10:00 a 15:30 horas.

13.3. Horario de montaje. 27 de mayo, de 15:30 a 21:30 horas, 28, 29, 30 de mayo de 2018, de 8:30 a 21:30. El día 30 de mayo a partir de las 15:00 horas se podrá seguir trabajando dentro del stand (remates, pintura, vinilos, electricidad…), y en ningún caso se ocupará con material los pasillos. Si esto ocurriese, Feria de Madrid procederá  a la retirada del mismo sin que el cliente pueda reclamarlo… El Stand Modular de Madera será entregado al expositor el miércoles 30 de mayo, a partir de las 15:00 horas para que el expositor pueda decorarlo, vinilarlo, equiparlo con mobiliario, equipos informáticos, etc.

13.4. Horario de desmontaje. 3 de junio de 2018, de 15:30 a 21:30 horas; 4 de junio de 2018, de 8:30 a 21:30 horas y 5 de junio de 2018, de 8:30 a 15:00 horas.

13.5. Autorización para el inicio del montaje y el desmontaje. Para autorizar la entrada de materiales y el inicio del montaje del stand o, en su caso, para autorizar la retirada de materiales durante el desmontaje, el expositor deberá haber abonado con anterioridad la totalidad de los importes correspondientes a la contratación de espacio y servicios.

Art.14.- Entrada y salida de materiales.

14.1. Horarios. Para la entrada/salida de materiales, objetos y material de decoración, el Expositor deberá atenerse a los horarios de montaje y desmontaje del Certamen establecidos por el Organizador. Fuera de ese horario, deberán obtener una autorización expresa del Organizador.

14.2. Entrada de materiales y equipos para expositores con stand modular. En el caso de expositores que hayan optado por participar con stand modular, el Departamento de Atención al Expositor le indicará los horarios para entrada de materiales y equipos.

En el caso de expositores que hayan optado por stand de libre diseño, deberán coordinar el horario de entrada y salida de materiales con la empresa constructora del stand.

En ningún caso, la organización recepcionará material de expositores.

El personal responsable de la empresa expositora se hará cargo de recibir el material en su stand.

14.3. Retirada de materiales reutilizables y otros elementos de valor durante el desmontaje. Los expositores con stands modulares que deseen reutilizar materiales o elementos de decoración de su stand (gráficas u otros) deberán coordinar su retirada con el proveedor que los haya suministrado y con la empresa montadora de su stand. Los expositores con stand de libre diseño deberán coordinarse con su empresa montadora (o con el proveedor que corresponda). Para un mayor control del material a recuperar, los expositores podrán informar también a la organización por correo electrónico a atencionalexpositor@gplanner.com, pero en ningún caso ésta será responsable de materiales, elementos de decoración o equipos que se extravíen o sean destruidos durante el periodo de desmontaje. Se recomienda que los materiales reutilizables y cualquier otro elemento que se considere de valor se retiren al comienzo del desmontaje, inmediatamente después de concluir el horario de celebración.

14.4. Material no retirado. Se considerará abandonado y será retirado por el Organizador, cualquier material, objeto o producto que permanezca en el pabellón una vez concluidos los horarios asignados para su retirada en las condiciones establecidas por la Organización. El expositor estará obligado a abonar los gastos derivados de dicha retirada.

Art. 17.- S.G.A.E.

El expositor debe cumplir la legislación vigente para la utilización de obras de propiedad intelectual y deberá entregar a Planner Exhibitions copia de la autorización correspondiente y del recibo de pago de los derechos, antes del comienzo del montaje del acto. Las gestiones citadas deberán realizarse en la Delegación General de la S.G.A.E. (www.sgae.es). Las demandas producidas por carecer de dicha autorización serán remitidas por Planner Exhibitions al expositor sancionado.

Art 18.- Nivel máximo de sonido (extracto).

Están prohibidas las demostraciones ruidosas que puedan molestar a otros expositores, no pudiéndose sobrepasar los 60 decibelios medidos al borde del stand.

Art. 19.- Acciones promocionales fuera del stand.

Ningún expositor podrá hacer demostraciones, distribuir y/o exhibir muestras, folletos, octavillas y cualquier tipo de material promocional fuera del espacio de su stand, a excepción de aquéllos que hayan contratado el servicio de publicidad dinámica. Las empresas que no hayan contratado este servicio y distribuyan publicidad fuera del espacio de su stand se verán obligadas a pagar el importe del servicio de publicidad dinámica según las tarifas vigentes.

Art. 50.- Jurisdicción. Las partes intervinientes acuerdan que con respecto a todo litigio, discrepancia, cuestión o reclamación resultante de la ejecución o interpretación de las Normas Generales de Participación se someterán al Código de Comercio y Civil y, en todo caso, a la competencia de los Tribunales de Justicia de Madrid.

MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN

Con la contratación y adjudicación del espacio se facturarán al expositor las cantidades correspondientes a los siguientes conceptos: alquiler de suelo, canon de montaje, limpieza, consumo eléctrico mínimo, seguro de responsabilidad civil y seguro multiferia.

Seguro Multiferia: Coberturas: Básicas (Incendio, rayo, explosión…); Extensión de garantías (Daños por agua, actos vandálicos, inundación, rotura de cristales y rótulos, Todo Riesgo accidental…); R. Civil Explotación; R. Civil Subsidiaria.

Seguro de Responsabilidad Civil, cubre los daños a terceros que puedan causar los expositores dentro de la celebración de la actividad asegurada (en este caso ferias). Las coberturas que tiene son: R. Civil organización y celebración actividad asegurada; R. Civil Patronal derivada de accidentes de trabajo; R. Civil Locativa por daños al inmueble donde se celebran las ferias; Fianzas y Defensa; Proteccion jurídica.

Derechos de montaje: Servicios prestados durante el periodo de montaje y desmontaje de la feria: Servicio de asistencia sanitaria (ATS); Conexiones y suministro de electricidad durante el montaje y desmontaje. Utilización y mantenimiento de cuartos de pintura.

Consumo eléctrico mínimo: Se facturará un mínimo de 130 W por m² de stand por la energía eléctrica suministrada durante el Certamen. Si se deseara energía extra, se deberá solicitar a través del link de Ifema que les facilitaremos junto con los servicios El consumo eléctrico mínimo no lleva incluido el Cuadro eléctrico y el boletín.

Limpieza tipo A: Limpieza diaria antes de la apertura del certamen. Se limpiará el suelo del stand y se recogerá el contenido de las papeleras. NO incluye la limpieza de los objetos expuestos. NO incluye limpieza especial fin de montaje.

Una vez contratado y adjudicado el espacio el expositor podrá optar, para la construcción de su stand, por una de las siguientes modalidades:

STAND MODULAR DE MADERA: La organización ofrece al expositor la posibilidad de contratar un stand modular que incluye: estructura de stand y paredes de cerramiento con stands colindantes (si los hubiera), moqueta, iluminación, cuadro diferencial eléctrico con base de enchufe simple y rotulación con letra normalizada sobre frontis. Se entregaran al expositor para su posterior decoración el 30 de mayo a las 15.00 horas.

STAND DE LIBRE DISEÑO: Instalación por parte del expositor de stand de diseño libre. Incluirá como mínimo las paredes medianeras con la pared del pabellón o con otros stands, cuadro diferencial eléctrico con certificado boletín y tarima o moqueta. Puede solicitar las normas de montaje de stands de diseño libre a la organización del Salón.

STAND LLAVE EN MANO: Los expositores que opten por un stand llave en mano recibirán de la organización una sola factura que incluirá los siguientes conceptos: alquiler de suelo, servicios obligatorios (canon de montaje, limpieza, consumo eléctrico mínimo, seguro de responsabilidad civil, seguro multiferia), construcción de stand, moqueta, iluminación, rotulación y mobiliario. Se entregaran al expositor para su posterior decoración el 30 de mayo a las 15.00 horas.

 

 

RESUMEN NORMATIVA STANDS DE DISEÑO

Solicitar nueva normativa a eva.navarro@gplanner.com

Art. 31.5.- Paredes o cualquier otro elemento a pasillo (suelo o aéreo).

Definición. A efectos de estas Normas, cualquier pared, lona, muro, cristal con acabado translúcido u opaco, paneles, o elementos decorativos (celosías, plantas, etc..) que impidan y/o perjudiquen la visibilidad de los stands vecinos, situada a menos de 2 metros de distancia de los pasillos por los que circula el público, deberán tener la siguiente longitud máxima:

  • Si superan la altura de 1,20 metros: longitud máxima 2 metros. Si tienen más de un elemento de 2 metros tendrá una separación, completamente despejada, de 1,5 metros mínimo.
  • Si no superan la altura de 1,20 metros: longitud máxima a consultar con la organización.

Excepciones. Podrán admitirse excepciones a esta norma en aquellos stands enfrentados a cafeterías del fondo del pabellón y/o salidas de emergencia que no obstaculicen o impidan la visibilidad de los stands vecinos. No obstante, en estos casos el expositor deberá contar siempre con la aprobación previa y por escrito de la organización.

 

 

CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LAS EMPRESAS EXPOSITORAS

1. Introducción

El Salón Inmobiliario Internacional de Madrid (SIMA) tiene entre sus objetivos contribuir a la profesionalización y la transparencia en el sector inmobiliario, requisitos ineludibles para la necesaria mejora de su imagen ante los consumidores y la opinión pública en general. En línea con lo anterior, Planner Exhibitions, empresa promotora y organizadora de las ferias SIMA, ha elaborado el presente CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS, que asumen de manera expresa todas las entidades expositoras con la formalización de su contrato de participación en la feria.

2. Alcance

Este Código se articula en torno a los siguientes cinco ámbitos relacionados con la participación de una entidad como expositor de la feria:

  • Adecuación de la oferta que se presente en la feria a la normativa legal que le sea aplicable
  • Comunicación e información relativas a la presencia en la feria
  • Atención a los visitantes en el stand
  • Relación con el resto de expositores de la feria
  • Gestión de las reclamaciones

3. Principios de actuación

3.1. Adecuación de la oferta que se presente en la feria a la normativa legal que le sea aplicable

El expositor de SIMA se compromete a que la oferta de productos o servicios presentada en su stand cumpla íntegramente la normativa legal que le sea aplicable.

3.2. Comunicación e información relativas a la presencia en la feria

Cualquier comunicación relacionada con la participación en la feria, así como cualquier información impresa que el expositor facilite en su stand, deberá respetar los siguientes principios:

  • Será respetuosa
  • Será veraz
  • Será ajustada, evitando exagerar artificiosamente los atributos o características de la empresa o de los productos o servicios que se presenten en la feria
  • Será transparente, no ocultando información relevante para la toma de decisiones de un potencial cliente

3.3. Relación con los visitantes en el stand

La relación con los visitantes deberá ajustarse a los siguientes criterios:

  • La empresa expositora procurará que el personal del stand encargado de informar a los visitantes tenga la capacitación profesional necesaria para desempeñar correctamente esta labor.
  • Ejercicio ético. La empresa expositora velará por que el personal del stand ejerza su función con integridad, y respetando, en la información que facilite a los visitantes, los mismos principios enunciados en el apartado 3.2 anterior.
  • Cumplimiento de la ley. La empresa expositora velará por que el personal del stand ejerza su función cumpliendo la normativa que sea aplicable en la relación con sus visitantes, en especial la referente a protección del consumidor, prevención del blanqueo de capitales y protección de datos de carácter personal.

3.4. Relación con el resto de expositores de la feria

La empresa expositora actuará con el máximo respeto frente al resto de expositores, absteniéndose de formular públicamente críticas u opiniones que pudieran suponer un menoscabo de la imagen de otras empresas o instituciones participantes.

Durante la celebración de la feria utilizará herramientas promocionales que no perjudiquen a otros expositores y evitará cualquier tipo de prácticas que puedan ser consideradas como competencia desleal.

3.5. Tratamiento de las reclamaciones

La empresa expositora se compromete a tramitar las reclamaciones que pudieran plantearse como consecuencia de su participación en la feria y a dar una respuesta en el plazo de tiempo más breve posible.