Condiciones reserva espacio SIMA 2023

A. OBJETO

Las presentes Condiciones Generales son aplicables a SIMA 2023 (24-27 mayo 2023), promovido y organizado por PLANNER EXHIBITIONS, y tienen por objeto establecer las condiciones generales de reserva de espacio y los criterios para determinar el orden de elección de espacio en el plano de stands entre las entidades que formalicen dicha reserva.

B. REQUISITOS PARA FORMALIZAR LA RESERVA DE ESPACIO

Cualquier empresa interesada en participar en SIMA 2023, haya o no participado en anteriores ediciones de SIMA, podrá comunicar a PLANNER EXHIBITIONS su deseo de reservar un espacio en dicha feria.

La reserva de espacio se tramitará a través de un formulario online que PLANNER EXHIBITIONS tiene habilitado al efecto. Cada cliente recibirá una URL personalizada para acceder a dicho formulario.

Se consideran reservas de espacio válidas las que cumplan los siguientes tres requisitos:

  1. La confirmación de la reserva de espacio debe ser recibida por PLANNER EXHIBITIONS antes de las 23:59 horas del día 13 de enero de 2023, fecha en la que finaliza el periodo de reserva de espacio.
  2. El comprobante de pago de la señal (equivalente al 25% del espacio solicitado a precio de tarifa) debe ser enviado a la dirección de correo pilar.fuente@gplanner.com antes de las 23:59 horas del 13 de enero de 2023.
    En el caso de que el pago de la señal sea recibido con posterioridad, la empresa podrá elegir ubicación inmediatamente después de que haya terminado la elección de espacio de las empresas que han realizado una reserva válida.
  3. La empresa titular de la reserva de espacio no debe tener facturas pendientes de pago con PLANNER EXHIBITIONS.

C. ORDEN DE ELECCIÓN DE ESPACIO

Concluido el periodo de reserva, el orden de la elección de espacio será el que resulte de los puntos obtenidos por cada empresa que haya formalizado una reserva válida. Los puntos obtenidos por cada empresa se calcularán de la siguiente manera:

  1. Puntos por metros reservados: 1 punto por cada 10 m² reservados para SIMA 2023.
  2. Puntos por antigüedad.
  • Únicamente podrán sumar puntos por este concepto aquellos expositores que hayan participado, como titulares de su stand, en SIMA 2022, SIMA Otoño 2021, SIMA 2021, SIMA Otoño 2019, SIMA 2019.
  • Para los expositores que cumplan la condición anterior, el porcentaje que resulte de la siguiente tabla, se aplicará sobre la puntuación obtenida por metros reservados:
Expositor en % a sumar a los puntos
por metros reservados
SIMA 2022 (26-29 mayo) 30%
SIMA Otoño 2021 (26-28 noviembre) 30%
SIMA 2021 (27-30 mayo) 20%
SIMA Otoño 2019 (25-27 octubre) 20%
SIMA 2019 (30 mayo-2 junio) 15%
SIMA Otoño 2018 (16-18 noviembre) 15%
SIMA 2018 (31 mayo-3 junio) 10%
Porcentaje por cada participación entre 2011 y 2017 (ambos inclusive) 5%

Adicionalmente, la suma anterior se incrementará, cuando sea aplicable, en uno de los dos porcentajes indicados en la siguiente tabla:

Expositor en: % a sumar
Cuatro o cinco ediciones de las cinco últimas celebradas 50%
Ocho o más ediciones de las diez últimas celebradas 100%

PLANNER EXHIBITIONS elaborará un listado, que estará a disposición de las empresas que lo soliciten, con los puntos obtenidos por cada empresa.

D. DESCUENTOS QUE SE APLICARÁN EN LA CONTRATACIÓN DE ESPACIO

Las empresas que formalicen una reserva de espacio válida antes de las 23:59 horas del 9 de diciembre de 2022 se beneficiarán de un 5% de descuento que será aplicado sobre los metros solicitados.

E. PROCEDIMIENTO PARA LA ELECCIÓN DE ESPACIO

  1. PLANNER EXHIBITIONS se pondrá en contacto en primer lugar con la(s) empresa(s) que haya(n) obtenido el mayor número de puntos para que procedan a elegir espacio, y sucesivamente con las siguientes.
  2. Empate a puntos. En caso de empate a puntos entre dos o más empresas, tendrá prioridad para elegir espacio la empresa que acumule mayor número de participaciones en SIMA y SIMA Otoño desde el año 2011 en adelante. De persistir el empate, tendrá prioridad para elegir espacio la empresa que haya reservado más metros. Si continúa el empate, el orden de elección se establecerá de común acuerdo entre ellas o, no siendo posible, por sorteo.
  3. Plazo para elegir la ubicación. Cada empresa dispondrá de un plazo máximo de 24 horas para elegir la ubicación de su stand. Este plazo empezará a contar desde el envío del plano por parte de PLANNER EXHIBITIONS. En caso de no tomar una decisión en ese plazo, PLANNER EXHIBITIONS continuará con la elección de espacio con la siguiente empresa de la lista.
  4. Carácter vinculante. Las empresas asumen expresamente el carácter vinculante de las decisiones tomadas por sus representantes durante la elección de espacio.
  5. Una vez elegido el espacio, este sólo se considerará confirmado cuando el expositor formalice la contratación de espacio con PLANNER EXHIBITIONS.

El Organizador podrá asignar un espacio con diferentes medidas y posición dependiendo de los sectores de exposición previstos o la distribución general de espacios definitiva.

F. MODIFICACIÓN DEL NÚMERO DE METROS RESERVADOS

Modificaciones comunicadas antes de finalizar el plazo de reserva (antes de las 23:59 horas del día 13 de enero de 2023):

  1. Será preciso formalizar una nueva reserva.
  2. Si la modificación es al alza, deberá enviarse justificante de abono complementario en concepto de señal conforme a los nuevos metros reservados.
  3. Si la modificación es a la baja, el importe abonado en concepto de reserva se descontará de las cantidades a facturar tras la elección del espacio.

Modificaciones comunicadas después de cerrar el plazo de reserva (después de las 23:59 horas del día 13 de enero de 2023):

  1. Se admitirá una oscilación a la baja de hasta un 5% de los metros reservados si por razones de disponibilidad de espacios, el que sea del gusto del expositor no coincidiera exactamente con los reservados inicialmente.
  2. Si la modificación es a la baja y superior al 5%, se contabilizarán los puntos resultantes de los nuevos metros reservados. El importe abonado en concepto de reserva se descontará de las cantidades a facturar tras la elección de espacio y el orden de elección se realizará de acuerdo con la nueva puntuación.

No se admitirán modificaciones en los metros una vez elegido el espacio.

G. ALTERACIÓN DEL PLANO DE STANDS

Durante la elección de espacio, las entidades deberán ajustarse al plano de stands diseñado por la organización.

El Organizador podrá asignar un espacio con diferentes medidas y posición dependiendo de los sectores de exposición previstos o la distribución general de espacios definitiva.

H. RENUNCIAS

  1. El expositor que haya realizado una reserva válida y renuncie a la misma antes de elegir el espacio, perderá la cantidad entregada en concepto de señal.
  2. Si la renuncia se produce una vez elegido el espacio, se aplicará lo establecido en las CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIÓN de SIMA 2023.

I. EXCEPCIONES A ESTE SISTEMA

  1. PLANNER EXHIBITIONS se reserva la facultad de reservar espacios especiales en el plano para instituciones, asociaciones, áreas promocionales, país invitado, patrocinadores u otros, que no estarán sujetas a este sistema.
  2. Asimismo, PLANNER EXHIBITIONS se reserva la facultad de reservar espacios en el plano para empresas que quieran elegir su ubicación sin realizar una reserva previa o, habiendo hecho una reserva, no quieran esperar su turno para la elección conforme a lo establecido en estas condiciones generales. Estos espacios estarán debidamente señalados en el plano.

J. CONTINUACIÓN DE LA COMERCIALIZACIÓN

Una vez finalizada la elección de espacio por las empresas participantes en esta fase inicial, PLANNER EXHIBITIONS adjudicará el resto de los espacios disponibles conforme vaya recibiendo nuevas peticiones.

K. CAMBIOS EN LA FECHA DE CELEBRACIÓN

Si durante el periodo de reserva de espacio PLANNER EXHIBITIONS tomara la decisión de cambiar la feria a otra fecha, los expositores podrán optar por mantener su reserva de espacio para las nuevas fechas o por anularla. En este último caso, los expositores tendrán derecho a la devolución de las cantidades entregadas en concepto de señal, sin que haya lugar a ningún tipo de indemnización o compensación.

Finalizado el periodo de reserva de espacio, aplicará lo establecido en las Finalizado el periodo de reserva de espacio, aplicará lo establecido en las Condiciones Generales de Participación en el certamen.

L. ACEPTACIÓN DE ESTAS CONDICIONES GENERALES

La formalización de la reserva de espacio para SIMA 2023 implica la aceptación de estas CONDICIONES GENERALES DE LA RESERVA DE ESPACIO y de las CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN PARA EXPOSITORES, disponibles para descargar en los siguientes enlaces: