La versión completa de las “Condiciones Generales de Participación” está a disposición de los expositores que las soliciten.

1. Definiciones

En las presentes Condiciones Generales de Participación para Expositores, los términos “Salón”, “Feria” o “Certamen” se refieren a la manifestación ferial SIMA 2023. El término “expositor” incluye cualquier persona física o jurídica, que cuente con espacio en el Certamen. Los términos “Organizador” u “Organización” designan a Planner Exhibitions (organizador único del Salón). El término “Parque Ferial” hace referencia al recinto donde tiene lugar el Certamen.

2. Aceptación de las Condiciones Generales de Participación para Expositores

Todas las entidades o personas físicas que soliciten su participación como expositores en el certamen que se celebra en IFEMA MADRID. Aceptan las presentes Condiciones Generales que forman parte integrante del contrato de exposición.

3. Quién puede participar

Podrán participar en el Salón todas aquellas empresas, instituciones y entidades cuyas actividades estén incluidas en los sectores objeto de demostración. La aceptación definitiva de la participación queda reservada a Planner Exhibitions, que podrá rechazar motivadamente aquellas solicitudes que no se consideren incluidas en los sectores y productos objeto de la manifestación ferial y, por tanto, no se ajusten a las finalidades de la misma. También podrá ser motivo de rechazo de la solicitud la falta de espacio y/o la presentación de la misma fuera de los plazos establecidos.

La Organización del Salón se reserva asimismo la posibilidad de excluir a quienes puedan incurrir en competencia desleal u otra infracción del derecho establecido, a quien ceda o subarriende total o parcialmente el espacio contratado, o a quien no atienda el stand durante todas las horas en que éstos permanecerán abiertos al público.

Los expositores, con la formalización de la contratación, aceptan éstas y todas las condiciones y disposiciones establecidas por el organizador del evento.

4. Formalización

La contratación de espacio se realizará a través de un formulario online que Planner Exhibitions tiene habilitado al efecto.

Al formalizar la contratación, el expositor acepta que no se devenga derecho a indemnización o compensación alguna en caso de que el certamen no cumpla sus expectativas de negocio o las de la organización.

En el caso de que el Contrato de Espacio sea recibido después del 25 de abril, el Expositor será consciente de que sus datos pueden no ser incluidos en algunos de los elementos de marketing y comunicación que ya estén cerrados y en producción.

5. Tarifas aplicables

Las tarifas aplicables serán las que se especifican en el formulario de contratación de espacio.

6. Pago del espacio contratado

6.1. Forma y calendario de pago

El pago de la contratación de espacio y servicios obligatorios se realizará en euros, mediante transferencia, de acuerdo con el siguiente calendario:

Contrataciones formalizadas antes del 12 de abril de 2023:

• 65% del espacio y 100% de servicios obligatorios a la formalización del contrato a través el formulario de contratación online. Fecha de vencimiento del pago inicial: 7 días desde la emisión de la factura
• 35% restante antes del 12 de abril de 2023
  Contrataciones formalizadas a partir del 12 de abril de 2023:
• 100% a la formalización del contrato a través el formulario de contratación online. Fecha de vencimiento del pago: 7 días desde la emisión de la factura

Los expositores que opten por un stand modular o un stand llave en mano recibirán dos facturas diferentes:

• Factura de Planner Exhibitions que incluirá alquiler de suelo y servicios obligatorios (canon de montaje, limpieza, consumo eléctrico mínimo, seguro de responsabilidad civil y seguro multiferia).
• Factura de la empresa proveedora del stand modular o del stand llave en mano que incluirá la construcción del stand y, en el caso de que se hayan solicitado, otros servicios como gráficas, mobiliario, etc.

6.2. Pago inicial

Para proceder a adjudicar el espacio, el expositor deberá haber abonado el 65% del espacio y 100% de servicios obligatorios de la factura emitida correspondiente a la formalización de la contratación dentro de un plazo máximo de 7 días después de la recepción de la misma. No se adjudicará el espacio a aquellas empresas que tengan facturas pendientes de pago con PLANNER EXHIBITIONS.

6.3. Resto de pagos

En caso de que el expositor no cumpla con el resto de los pagos en las fechas establecidas, perderá el derecho a participar y a la devolución de las cantidades abonadas hasta ese momento. El espacio contratado quedará a disposición de la organización, que podrá ofrecerlo a otras empresas. Igualmente, no se autorizará la ocupación de espacio de exposición ni el montaje del stand, mientras existan cantidades pendientes de pago en concepto de alquiler de espacio, servicios obligatorios o servicios opcionales contratados.

7. Orden de elección de espacio en el plano de stands

Para la elección de espacio en el plano de stands, son de aplicación las condiciones generales de la reserva de espacio que están a disposición de cualquier empresa que las solicite. Finalizado este periodo y una vez asignados los espacios a las empresas que hayan concurrido a dicha reserva, la elección de espacio se realizará por riguroso orden de contratación y pago. En todo caso, Planner Exhibitions se reserva la facultad de reservar espacios especiales en el plano para instituciones, asociaciones, áreas promocionales, país invitado u otros, que no estarán sujetas a este sistema.

El Organizador podrá asignar un espacio con diferentes medidas y posición dependiendo de los sectores de exposición previstos o la distribución general de espacios definitiva.

8. Subarriendo o cesión de espacio

Queda expresamente prohibido ceder o subarrendar espacio a otras empresas.

9. Servicios obligatorios

La contratación de espacio lleva aparejada necesariamente los servicios obligatorios indicados en el formulario de contratación a las tarifas estipuladas en el mismo.

10. Servicios opcionales

La contratación de espacio únicamente da derecho a la utilización del espacio contratado. El expositor podrá solicitar a través del Departamento de Producción y Servicio a Clientes los servicios que considere necesarios. El detalle completo de estos servicios figura en el enlace que facilitará la Organización una vez formalizada la contratación de espacio. El pago de los servicios opcionales deberá realizarse antes de la fecha de inicio del montaje. En caso contrario, el expositor no podrá iniciar los trabajos de montaje.

Los servicios opcionales a contratar exclusivamente con IFEMA se realizarán a través de una URL y unos datos de acceso personalizados facilitados por secretaria técnica IFEMA. Estos servicios son:

• Agua
• Electricidad
• Aparcamiento
• Rigging
• Limpieza extra
• Gestión de residuos

Información importante
En ocasiones, los expositores de nuestras ferias pueden recibir ofertas para adquirir bases de datos de asistentes a SIMA. Planner Exhibitions no comercializa, ni cede a terceros para su comercialización, listados o bases de datos de participantes en sus ferias, por lo que cualquier oferta de estas características debe ser ignorada.

11. Modalidades de participación

El expositor tiene la posibilidad de construir su stand con un diseño libre o mediante alguna de las alternativas propuestas por la organización. Los detalles de ambas opciones están recogidos en el Anexo 1 de esta normativa.

12. Acreditaciones para el personal de la empresa expositora

El personal de las empresas expositoras deberá estar debidamente acreditado para acceder a la feria. Podrá acceder y descargar sus acreditaciones desde el enlace de servicios facilitado por el Departamento de Producción y Servicio a Clientes.

13. Invitaciones

La Organización pondrá a disposición de los expositores que las soliciten invitaciones en formato PDF para que puedan distribuir entre sus clientes y contactos y visiten gratuitamente la feria.

Asimismo, el expositor podrá diseñar su propia invitación. En este caso el departamento de marketing le facilitará el material necesario y le informará sobre los datos imprescindibles que deberán incluirse en la invitación.

14. Cambios en el plano de stands

El organizador se reserva, en caso de fuerza mayor o necesidad, el derecho de variar la situación y dimensiones del emplazamiento, cambiar o cerrar las entradas o salidas del recinto, así como la realización de obras y modificaciones, sin que ello comporte para los expositores derecho alguno de indemnización.

15. Numeración de stands

Los números de stands que figuran en el plano de comercialización son provisionales. El expositor debe abstenerse de realizar publicidad o promoción utilizando dichos números. El organizador informará, de las variaciones en el número del stand, si se produjeran.

16. Atención en el stand durante el horario de celebración

El expositor se compromete a atender en stand durante todo el horario de celebración del certamen, ya sea con personal propio o subcontratado.

Ningún expositor podrá hacer demostraciones, distribuir y/o exhibir muestras, folletos, octavillas y cualquier tipo de material promocional fuera del espacio de su stand, a excepción de aquéllos que hayan contratado el servicio de publicidad dinámica. Las empresas que no hayan contratado este servicio y distribuyan publicidad fuera del espacio de su stand se verán obligadas a pagar el importe del servicio de publicidad dinámica según las tarifas vigentes.

17. No celebración, suspensión y traslado a otras fechas de celebración

En caso de que el evento no pudiera llegar a tener lugar definitivamente, sin poderse trasladar a otra fecha dentro del mismo año natural, por causa de fuerza mayor, se exime de toda responsabilidad a los organizadores al amparo del artículo 1.184 del Código Civil, sin que proceda exigir de éstos ninguna clase de indemnización. Sin embargo, los expositores tendrán derecho al reintegro de las cantidades que hubieran abonado hasta el momento de la comunicación de la cancelación.

Si el evento se suspendiese por causa de fuerza mayor y pudiese trasladarse su celebración dentro del mismo año natural, será de aplicación lo previsto en el párrafo precedente si bien, en tal caso, los expositores no tendrán derecho a reembolso alguno, aceptando incluso su reubicación en el supuesto de que no pudiese celebrarse el evento en el mismo lugar y ubicación que estaban inicialmente previstos.

A los efectos de lo establecido en este apartado precedente, constituirá un supuesto de fuerza mayor tanto el que afecte al organizador como el que afecte al recinto (ya sea IFEMA MADRID u otro) en que se haya previsto la celebración del evento.

Fuerza mayor (o caso fortuito) se define como aquellos sucesos que no hubieran podido preverse, o que previstos, fueran inevitables tales como, a título enunciativo y no limitativo, desastres naturales (inundación, fuego, terremoto, tormenta), conflictos armados, alteraciones civiles del orden, actos de terrorismo, huelgas, paros forzosos, boicots, epidemias y pandemias o eventos similares, más allá del control razonable de la parte afectada, que impidan la adecuada preparación y/u organización y/o celebración del evento en las fechas programadas.

18. Renuncia del Expositor

La renuncia del Expositor a su participación en el Certamen es motivo de extinción de la relación contractual entre el Organizador y el Expositor, a todos los efectos y con pérdida de las cantidades que resultasen devengadas al Organizador en el momento en que se comunique la misma.

A efectos del párrafo anterior, constituyen cantidades devengadas aquellas que el Expositor debería haber abonado a Planner Exhibitions en el momento de formalizar la citada renuncia, de acuerdo con el calendario de plazos de pago reflejado en el Formulario de Contratación del certamen.

La renuncia deberá realizarse de forma expresa, por escrito dirigido a la Organización del certamen. Si la renuncia tuviera lugar en los treinta días anteriores a la inauguración del certamen, el organizador podrá exigir al expositor el pago íntegro del espacio y del resto de servicios contratados, aun cuando el espacio pueda ser ocupado posteriormente por otro expositor.

19. Normativa sectorial de productos de exposición

El Expositor se compromete a exponer, ofrecer o comercializar exclusivamente productos y servicios que cumplan íntegramente la normativa legal aplicable a los mismos.

20. Clausura de stands

Planner Exhibitions podrá clausurar un stand durante el periodo de montaje o celebración del Certamen en caso de incumplimiento por parte del Expositor de la Normativa de Participación establecida o en ejecución de una orden judicial que así lo indique, sin que exista ninguna obligación por parte de Planner Exhibitions de conceder al expositor indemnización alguna ni el reintegro de las cantidades abonadas por su participación.

22. Horarios de celebración, montaje y desmontaje

22.1. SIMA 2023

Horario de celebración para visitantes. Miércoles 24, jueves 25, viernes 26 y sábado 27 de mayo de 2023, de 10:00 a 19:00 horas.

Horario de celebración para expositores. Miércoles 24 de mayo, de 8:30 a 19:30 horas; jueves 25, viernes 26 y sábado 27 de mayo, de 9:00 a 19:30 horas.

Horario de montaje. Domingo 21, de 8:00 a 20:00 horas, lunes 22 de mayo, de 8:30 a 21:30 horas y martes 23 de mayo, de 8:30 a 15:00 horas. El día 23 de mayo a partir de las 15:00 horas se podrá seguir trabajando dentro del stand (remates, pintura, vinilos, electricidad…), pero no se permitirá ocupar los pasillos con materiales. Si esto ocurriese, IFEMA MADRID procederá a su retirada sin que el cliente pueda reclamarlo.

El Stand Modular de Madera será entregado al expositor el martes 23 de mayo a partir de las 15:00 horas para que el expositor pueda equiparlo con mobiliario, gráficas, audiovisuales, equipos informáticos y demás elementos necesarios.

Horario de desmontaje. Domingo 28 de mayo, de 8:00 a 20:00 horas, y lunes 29 de mayo de 8:30 a 21:30 horas.

Se recomienda que los materiales reutilizables y cualquier otro elemento que se considere de valor se retiren al finalizar el evento SIMA, el sábado 27 de mayo a las 19:00h. La organización en ningún caso se hará responsable del daño, hurto o robo de estos materiales.

22.2. SIMAPRO 2023

Horario de celebración para visitantes. Miércoles 24 y jueves 25 de mayo, de 9:30 a 19:00 horas y viernes 26 de mayo, de 9:30 a 15:00 horas.

Horario de celebración para partners. Miércoles 24 y jueves 25 de mayo, de 8:30 a 19:30 horas y viernes 26 de mayo, de 8:30 a 15:30 horas.

Horario de montaje. Lunes 22 de mayo, de 8:30 a 21:30 horas y martes 23 de mayo, de 8:30 a 15:00 horas.

El partner podrá visitar y llevar el material para su espacio corporativo en el área de conferencias de SIMAPRO el martes 23 de mayo de 18:00h a 20:00h.

Horario de desmontaje. Domingo 28 de mayo, de 8:00 a 20:00 horas.

Se recomienda que los materiales reutilizables y cualquier otro elemento que se considere de valor se retiren al finalizar el evento SIMAPRO, el viernes 26 de mayo a las 15:00h. La organización en ningún caso se hará responsable del daño, hurto o robo de estos materiales.

22.3. PROPTECH EXPO 2023

Horario de celebración para visitantes. Miércoles 24 y jueves 25 de mayo, de 10:00 a 19:00 horas y viernes 26 de mayo, de 10:00 a 15:00 horas.

Horario de celebración para expositores. Miércoles 24 y jueves 25 de mayo, de 8:30 a 19:30 horas y viernes 26 de mayo, de 8:30 a 15:30 horas.

Horario de montaje. Lunes 22 de mayo, de 8:30 a 21:30 horas y martes 23 de mayo, de 8:30 a 15:00 horas.

El stand será entregado al expositor el martes 23 de mayo a partir de las 15:00 horas para que el expositor pueda equiparlo con mobiliario, gráficas, audiovisuales, equipos informáticos y demás elementos necesarios.

Horario de desmontaje. Domingo 28 de mayo, de 8:00 a 20:00 horas.

Se recomienda que los materiales reutilizables y cualquier otro elemento que se considere de valor se retiren al finalizar el evento SIMAPRO, el viernes 26 de mayo a las 15:00h. La organización en ningún caso se hará responsable del daño, hurto o robo de estos materiales.

22.4. Cambio de horarios

Los horarios pueden ser modificados por razones técnicas, organizativas o de Fuerza Mayor.

22.5. Autorización para el inicio del montaje y el desmontaje

Para autorizar la entrada de materiales y el inicio del montaje del stand o, en su caso, para autorizar la retirada de materiales durante el desmontaje, el expositor deberá haber abonado con anterioridad la totalidad de los importes correspondientes a la contratación de espacio y servicios.

23. Puertas de acceso

La organización indicará las entradas disponibles para acceder al recinto ferial y a los pabellones de exposición.

24. Entrada y salida de materiales

24.1. Horarios

Para la entrada/salida de materiales, objetos y material de decoración, el Expositor deberá atenerse a los horarios de montaje y desmontaje del Certamen establecidos por el Organizador. Fuera de ese horario, deberán obtener una autorización expresa del Organizador.

En el caso de expositores que hayan optado por participar con stand modular, el Departamento de Producción y Servicio a Clientes le indicará los horarios para entrada de materiales y equipos.

En el caso de expositores que hayan optado por stand de libre diseño, deberán coordinar el horario de entrada y salida de materiales con la empresa constructora del stand.

24.2. Recepción de materiales

En ningún caso la organización recepcionará material de expositores. El personal de la empresa expositora será el responsable de recibir el material en su stand.

Asimismo, la organización no se hará responsable de los daños o extravíos que puedan sufrir materiales, equipos o elementos de decoración de cualquier clase destinados a los stands durante su transporte o entrega en periodo de montaje, celebración o desmontaje.

24.3. Retirada de materiales reutilizables y otros elementos de valor durante el desmontaje

Se recomienda que los materiales reutilizables y cualquier otro elemento que se considere de valor se retiren inmediatamente después de concluir el horario de celebración (SIMA, sábado 27 de mayo a partir de las 19:00 horas. SIMAPRO, viernes 26 de mayo a partir de las 15:00 horas. PROPTECH EXPO, viernes 26 de mayo a partir de las 15:00 horas). A medida que avanza el desmontaje, la probabilidad de que esos materiales se deterioren aumenta considerablemente.

Los expositores con stands modulares que deseen reutilizar materiales o elementos de decoración de su stand (gráficas reutilizables – no vinilo sobre pared – u otros) deberán coordinar su retirada con el proveedor que los haya suministrado y con la empresa montadora de su stand. Los expositores con stand de libre diseño deberán coordinarse con su empresa montadora (o con el proveedor que corresponda).

Para un mayor control del material a recuperar, los expositores podrán informar también a la organización, pero en ningún caso se hará responsable a esta del daño, extravío o robo que eventualmente pueda sufrir dicho material durante el periodo de montaje y desmontaje.

24.4. Material no retirado

Se considerará abandonado y será retirado por el Organizador, cualquier material, objeto o producto que permanezca en el pabellón una vez concluidos los horarios asignados para su retirada en las condiciones establecidas por la Organización. El expositor estará obligado a abonar los gastos derivados de dicha retirada.

28. Nivel máximo de sonido

Están prohibidas las demostraciones ruidosas que puedan molestar a otros expositores, no pudiéndose sobrepasar los 48 decibelios medidos al borde del stand.

En caso de generarse molestias por superarse el nivel de sonido autorizado, el personal técnico de la Organización comprobará este hecho. Si el resultado de la medición superara el máximo permitido, se requerirá al expositor la disminución del volumen hasta los límites autorizados La negativa o incumplimiento reiterado del infractor podrá ocasionar el corte del suministro eléctrico o la clausura temporal o definitiva del stand, sin que quepa exigir por parte del expositor ningún tipo de compensación o indemnización.

No obstante, la organización podrá requerir al expositor la disminución del volumen por debajo de los decibelios indicados si el ruido interfiriera con otras actividades de la feria.

31. S.G.A.E.

El expositor debe cumplir la legislación vigente para la utilización de obras de propiedad intelectual y deberá entregar a Planner Exhibitions copia de la autorización correspondiente y del recibo de pago de los derechos, antes del comienzo del montaje del acto. Las gestiones citadas deberán realizarse en la Delegación General de la S.G.A.E. (www.sgae.es). Las demandas producidas por carecer de dicha autorización serán remitidas por Planner Exhibitions al expositor sancionado.

58.4 Jurisdicción

INFORMACIÓN SOBRE MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN

Con la contratación y adjudicación del espacio se facturarán al expositor las cantidades correspondientes a los siguientes conceptos: alquiler de suelo, canon de montaje, limpieza, consumo eléctrico mínimo, seguro de responsabilidad civil y seguro multiferia.

Una vez contratado y adjudicado el espacio el expositor podrá optar, para la construcción de su stand, por una de las siguientes modalidades:

STAND MODULAR DE MADERA: La organización ofrece al expositor la posibilidad de contratar un stand modular que incluye: estructura de stand y paredes de cerramiento con stands colindantes (si los hubiera), moqueta, iluminación, cuadro diferencial eléctrico con base de enchufe simple y rotulación con letra normalizada sobre frontis. Se entregarán al expositor para su posterior decoración el martes 23 de mayo a partir de las 15:00 horas

STAND DE LIBRE DISEÑO: Instalación por parte del expositor de stand de diseño libre. Incluirá como mínimo las paredes medianeras con la pared del pabellón o con otros stands, cuadro diferencial eléctrico con certificado boletín y tarima o moqueta. Puede solicitar las normas de montaje de stands de diseño libre a la organización del Salón

STAND LLAVE EN MANO: Los expositores que opten por un stand llave en mano recibirán de la organización una sola factura que incluirá los siguientes conceptos: alquiler de suelo, servicios obligatorios (canon de montaje, limpieza, consumo eléctrico mínimo, seguro de responsabilidad civil, seguro multiferia), construcción de stand, moqueta, iluminación, rotulación y mobiliario. Se entregarán al expositor para su posterior decoración el martes 23 de mayo a partir de las 15:00 horas

 

CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LAS EMPRESAS EXPOSITORAS

1. Introducción

El Salón Inmobiliario (SIMA) tiene entre sus objetivos contribuir a la profesionalización y la transparencia en el sector inmobiliario, requisitos ineludibles para la necesaria mejora de su imagen ante los ciudadanos, instituciones y la opinión pública en general. En línea con lo anterior, Planner Exhibitions, empresa promotora y organizadora de las ferias SIMA, ha elaborado el presente CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS, que asumen de manera expresa todas las entidades expositoras con la formalización de su contrato de participación en la feria.

2. Alcance

Este Código se articula en torno a los siguientes cinco ámbitos relacionados con la participación de una entidad como expositor de la feria:

• Adecuación de la oferta que se presente en la feria a la normativa legal que le sea aplicable
• Comunicación e información relativas a la presencia en la feria
• Atención a los visitantes en el stand
• Relación con el resto de expositores de la feria
• Gestión de las reclamaciones

3. Principios de actuación

3.1. Adecuación de la oferta que se presente en la feria a la normativa legal que le sea aplicable

El expositor de SIMA se compromete a que la oferta de productos o servicios presentada en su stand cumpla íntegramente la normativa legal que le sea aplicable.

3.2. Comunicación e información relativas a la presencia en la feria

Cualquier comunicación relacionada con la participación en la feria, así como cualquier información impresa que el expositor facilite en su stand, deberá respetar los siguientes principios:

• Será respetuosa
• Será veraz
• Será ajustada, evitando exagerar artificiosamente los atributos o características de la empresa o de los productos o servicios que se presenten en la feria
• Será transparente, no ocultando información relevante para la toma de decisiones de un potencial cliente

3.3. Relación con los visitantes en el stand

La relación con los visitantes deberá ajustarse a los siguientes criterios:

• La empresa expositora procurará que el personal del stand encargado de informar a los visitantes tenga la capacitación profesional necesaria para desempeñar correctamente esta labor.
• Ejercicio ético. La empresa expositora velará por que el personal del stand ejerza su función con integridad, y respetando, en la información que facilite a los visitantes, los mismos principios enunciados en el apartado 3.2 anterior.
• Cumplimiento de la ley. La empresa expositora velará por que el personal del stand ejerza su función cumpliendo la normativa que sea aplicable en la relación con sus visitantes, en especial la referente a protección del consumidor, prevención del blanqueo de capitales y protección de datos de carácter personal.

3.4. Relación con el resto de expositores de la feria

La empresa expositora actuará con el máximo respeto frente al resto de expositores, absteniéndose de formular públicamente críticas u opiniones que pudieran suponer un menoscabo de la imagen de otras empresas o instituciones participantes.

Durante la celebración de la feria utilizará herramientas promocionales que no perjudiquen a otros expositores y evitará cualquier tipo de prácticas que puedan ser consideradas como competencia desleal.

3.5. Tratamiento de las reclamaciones

La empresa expositora se compromete a tramitar las reclamaciones que pudieran plantearse como consecuencia de su participación en la feria y a dar una respuesta en el plazo de tiempo más breve posible.